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Nutzen Sie die bereits in der EDV vorhandenen Datensätze, um Dokumente in DocuWare automatisch zu indexieren. Die Buchhaltung beispielsweise erfasst im Buchungssystem eine Rechnung mit Absender, Belegnummer, Datum und Summe. Wenn diese Rechnung in DocuWare archiviert wird, kann Autoindex auf die Inhalte des externen Datensatzes zugreifen und sie als Indexinformationen in DocuWare ergänzen – ohne dass der Anwender die Indexbegriffe erst eintippen muss.
Die Zuordnung der Datensätze basiert auf einem Matchcode. Ein Matchcode ist eine einfache Zeichenfolge. Sie können beispielsweise eine Rechnungs- oder Belegnummer oder einen Barcode als Matchcode definieren. Welches Indexfeld dem Matchcode entspricht, legen Sie selbst fest. Wichtig ist, dass der Matchcode sowohl in der externen Datenbank wie auch im DocuWare-Archiv als Indexbegriff vorkommt. Von einem Dokument im DocuWare-Archiv verwendet Autoindex den Matchcode, um den zugehörigen Datensatz in der externen Datenbank zu finden. Von diesem Datensatz werden Elemente wie Firma oder Rechnungsbetrag in DocuWare als Indexbegriffe übernommen.
Dies passiert im Hintergrund vollautomatisch. Die Indexbegriffe müssen somit nicht mehr von einem Benutzer eingegeben werden, was Tippfehler bei der Übernahme ausschließt und ebenso eine einheitliche Schreibweise garantiert.
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